في البداية الـ ERP هي اختصار لمصطلح
” Enterprise Resource Planning” والتي تعني إدارة موارد المؤسسة ويشير هذا النظام إلى تخطيط إدارة المؤسسات من خلال برامج تستعين بها المؤسسات لإدارة أنشطة أعمالها اليومية مثل “المحاسبة، المشتريات، إدارة المشروعات، إدارة المخاطر والامتثال، عمليات سلسلة التوريد”.
وأيضا هو البرنامج الذي يساعد الشركات والمؤسسات على إعداد التخطيط اللازم والميزانيات والتنبؤ بها، وإعداد التقارير التي تخص النتائج المالية للمؤسسات.
ويهتم نظام الـ ERP بربط عدد كبير من عمليات الأعمال والعمل على تدفّق البيانات بينها بطريقة بسيطة، وذلك من خلال جمع جميع البيانات التي تتعلق بالمعاملات المشتركة لأي شركة من مصادر عدّة، ويهتم أيضًا بالتخلص من مشكلة تكرار البيانات، ويوفّر تكامل البيانات من خلال مصدر واحد موثوق.
ونلاحظ أن في بداية أي مؤسسة أو شركة يكون رائد الأعمال قادرًا على التعامل مع جميع المتطلبات وإدارة المؤسسة وبياناتها بنفسه، ولكن حينما تنمو المؤسسة أو الشركة ستبدأ كصاحب عمل أو مؤسسة بملاحظة زيادة كبيرة جدًا لعدد الأشياء التي تحتاج لمتابعتها يوميًا، لذا بعدما عرفت ما هو نظام الـ ERP، أصبحت تدرك مدى تأثيره على تقديم المساعدة في إدارة المؤسسة بشكل أفضل، حتى تتمكن من تخزين معلومات جميع أجزاء شركتك في قاعدة بيانات واحدة، وتخطيط متكامل لموارد المؤسسة، ويمكنك أيضًا وضع خطة لكل منتج يتم صنعه وأي مخزون أو مبيعات أو تسويق أو محاسبة في نفس النظام، وهذا يجعل عمل مؤسستك أكثر سهولة وبساطة، وهذه النقاط التالية تساعدك أكثر على فهم إذا ما كانت شركتك تحتاج إلى نظام الـ ERP أم لا:
– إذا كان في مؤسستك أنظمة متعددة تُكرر البيانات.
– إذا كان هناك بيانات للأعمال الهامة في أماكن مختلفة.
– عندما تجد صعوبة في الوصول إلى المعلومات داخل المؤسسة.
– وأيضا عند بذل الكثير من الوقت في إنجاز العمليات.
لذا ما هي مزايا برنامج ERP ؟
يمنح الإدارة فرصة الإدارة المركزية في أداء واجبها بشكل يتمتع بالاستقلالية.
يسهل العديد من العمليات الإدارية ويمنحها الشكل الأوتوماتيكي، لزيادة الإنتاج الإجمالي للمؤسسة والموظفين.
ويساعد بشكل مباشر في إدارة أكفأ للشؤون المالية والضرائب، مما يوفّر الكثير من الأموال للمؤسسة.
وأيضا يقدّم شكل إداري ناجح حيث يسمح بتعزيز التعاون بين الإدارات المختلفة والموظفين.
وأيضا يجعل جميع أقسام الشركة على توافق تام مما يزيد من استقرارها.
ويقدّم تقارير وافية وتحليلات توفّر الكثير من الجهد في اتخاذ القرارات، وذلك لإدارة جميع الجوانب في المؤسسة بذكاء أكبر في نفس الوقت.
تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بتحسين الكفاءة الإنتاجية لشركتك.
تجعلك على معرفة بأي مخاطر مستقبلية قد تحدث لشركتك وهذا ما يجعلك تأخذ كافة الاحتياطات لتجنب هذه المخاطر.
تضمن لك أنظمة موارد المؤسسات خصوصية بياناتك.
وتساعد على زيادة أرباح الشركة وزيادة القدرة التنافسية مع باقي الشركات.
ربط إدارات الشركة ببعضها البعض، مما يسهل تداول البيانات الهامة بين كل إدارة والإدارة الاخرى.
وأيضا التقارير :
و التي تعتمد علي تقنيات حديثة مثل ال SSRS و التي يمكن للمستخدم الاستعلام بدون فلاتر ثابتة مثال: أريد معرفة مبيعات أصناف شئ معين في تواريخ معينة لمجموعة عملاء.
أيضا لابد من وجود آلية تصدير التقارير على الايميل بشكل تلقائي و امكانية اعطاء صلاحيات على التقارير و امكانية تصميم اكثر من معاينة لنفس التقرير.
ميزات إضافية أخرى:
حيث يمكن لأنظمة ERP دمج الوحدات النمطية لإدارة الموارد البشرية، وإدارة المشاريع، وأنظمة تتبع الوقت، وإدارة الوثائق وفقًا لاحتياجات العمل، حيث يُوجد عدد كبير من الأدوات المتاحة لكل صناعة ونوع الوظيفة، ويقدم بائعو ERP مساعدتهم للعملاء المهتمين على اختيار الأنسب، حيث إن الإنترنت متاح دائمًا للمساعدة الذاتية عند الحصول على المعلومات المطلوبة.
ما هي عيوب ERP ؟
ارتفاع تكلفة النظام:
يعد ارتفاع تكلفة نظام ERP داخل المنشآت والشركات أحد أشهر الأسباب التي تعيق استخدامه، فالبعض يرفض التجربة خوفًا من خسارة الأموال.
لكن دعني أخبرك أن هذا النظام يوفر الكثير من الأموال؛ حيث يمكنك الاعتماد عليه كليًا في إدارة المؤسسة دون الحاجة إلى توفير أنظمة إدارية منفصلة.
تطبيق النظام يحتاج إلى الاستعانة بمتخصصين
لا يمكن لصاحب الشركة أو المنشأة تطبيق نظام ERP بنفسه، ولابد من الاستعانة بمتخصصين أكفاء للتمكن من تطبيقه بنجاح، لذا يقل إقبال فئة كبيرة من أصحاب الشركات على تطبيق هذا النظام.
الحاجة إلى تدريب جميع الموظفين على طريقة الاستخدام حيث يحتاج الموظفون بالطبع إلى تدريب تأهيلي لاستخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة داخل الشركة، ويجد البعض أن تلك العملية تستغرق الكثير من الوقت حتى يتقن الموظفون استخدام جميع العناصر المهمة بالنظام، ويتطلب التطبيق أيضًا إعادة هيكلة داخل الشركات بطريقة منظمة للتمكن من استخدامه على أكمل وجه.
ورغم ذلك عند المقارنة بين مميزات وعيوب نظام ERP نجد أن عيوب هذا النظام قليلة جدا بالنسبة للمميزات والمنافع التي يقدمها للمؤسسات في مختلف المجالات.
