(ERP) ما هو برنامج تخطيط المؤسسات
و تكلفته وكيف يعمل؟
المقصود ببرنامج ERP
يرمز إلى تخطيط موارد المؤسسات فهو برنامَج يدير الشؤون المالية للشركة وسلسلة التوريد والعمليات، والتجارة وإعداد التقارير والتصنيع وأنشطة الموارد البشرية.
تحتوي معظم الشركات على أنظمة مالية ونظام تشغيل في مكان ما، ولكن قد لا يمكن لمعظم البرامج الأخرى الانتقال إلى ما بعد العمليات اليومية أو المساعدة في النمو المستقبلي للأعمال.
حيث يشير تخطيط موارد المؤسسات إلى نوع البرامج التي تستعين بها المؤسسات لإدارة أنشطة الأعمال اليومية مثل: المحاسبة والمشتريات وإدارة المشروعات، وإدارة المخاطر والامتثال، وعمليات سلسلة التوريد.
وتشتمل أيضًا على مجموعة تخطيط موارد المؤسسات الكاملة على إدارة أداء المؤسسة وهو برنامَج يساعد على التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ وإعداد التقارير حول النتائج المالية لمؤسسة ما.
حيث تربط أنظمة تخطيط موارد المؤسسات معًا عددًا كبيرًا من عمليات الأعمال وتمكِّن من تدفق البيانات بينها، وذلك بجمع البيانات التعاملية المشتركة لأي مؤسسة من مصادر متعددة.
واليوم تحتل أنظمة ERP مكانة كبيرة في إدارة آلاف الشركات بجميع أحجامها في جميع المجالات. وبالنسبة لهذه الشركات تعتبر ERP شئ اساسي باعتبارها الضوء الذي ينير الطريق.
تكلفته يمكننا تصنيف تكاليف تطبيق برامج الـ ERP على أنها تكاليف تُصرف قبل تطبيق البرنامج وأخرى تشغيلية تنشئ خلال العمل على البرنامج.
تنقسم تكاليف ما قبل التطبيق إلى:
تكاليف شراء وتطبيق برنامج الـ ERP بعد تحديد البرنامج المناسب الذي يلبي احتياجات الشركة لديك، فلابد من شراء رخصة التشغيل (License)، ودفع قيمة التطبيق للجهة المطبقة (Implementer)، وتتغير قيمة هذه التكاليف بناءً على عدة عوامل أهمها نوع البرنامج مثل:
( Oracle, SAP, Axapta, Great Plains )
وأيضا عدد ونوع التطبيقات المرفقة (Modules).
تكاليف برنامج خادم قواعد البيانات License for Database Server خوادم الـ SQL Server أو Oracle وغيرها، تتحدد هذه التكاليف عادةً بعد اختيارك لبرنامج الـ ERP وطريقة احتساب سعر الرخص
.(Per User, Per Processor..etc)
تكاليف البنية التحتية:
إن لم تكن لديك بنية تحتية مسبقاً فستحتاج إلى شراء أجهزة (Hardware) مثل الخوادم (Servers) وتجهيز الشبكات وغيرها، و تختلف تكلفة الهاردوير بحسب مجال تطبيق البرنامَج و عدد الموديول والمستخدمين، ويمكن سرد تلك التكاليف كالتالي:
تكاليف الخوادم الرئيسية (Servers)، وما يتبعها من أجهزة الحماية وأجهزة النسخ الاحتياطي (Backup devices ).
وإنشاء مركز بيانات وأجهزة الاتصالات في بعض الحالات.
تكاليف برامج أنظمة التشغيل (Operation System) وبرامج الحماية من الفيروسات تكاليف الأجهزة الطرفية من كمبيوترات وطابعات وفي بعض الحالات أجهزة الجرد والباركود وغيرها.
تكاليف استشارية:
انتقالك من طُرق العمل اليدوية إلى التشغيل الكامل لأعمال شركتك قد يضطرك إلى الاستعانة باستشاريين في مجال اعادة هندسة عمليات و إجراءات العمل، وتحسين سياسات لتتماشى مع أسلوب عملك الجديد، وقد تحتاج إلى استشارات في طرق ترتيب المستودعات وترميز الأصناف وأيضا اتمام عمليات البيع وتنظيم أوامر المشتريات والارتجاع، إن لم يكن هذا الأمر مضبوطاً بما فيه الكفاية.
تكاليف التدريب:
يعد التدريب من أهم الأشياء التي يَجِبُ ألاّ تبخل فيها على موظفي الشركة, حيث يقع على عاتقهم كاهل كبير في إنجاح البرنامَج.
تكاليف خلال وبعد التطبيق:
تكاليف الدعم الفني عادة تجعل الشركات التي ليس لديها فريق متدرب، تقوم بالتعاقد مع المورد الذي قام بتطبيق البرنامَج بتكاليف سنوية مقابل الدعم الفني للبرنامج.
تكاليف الرسوم السنوية (Enhancement Fees):
وهذه يلزم بها أغلب الموردين للعملاء وتُستقطع منهم مبلغ سنوي ثابت مقابل حصولهم على التحديثات والنسخ الجديدة للبرنامج، إضافة إلى بعض الموارد المساعدة في تحسين العمل.
تكاليف الفريق التقني:
أصبح العديد من الشركات تتجه إلى توظيف كادر تقني متدرب بهدف الاستغناء عن تكاليف الدعم الفني والاستفادة من هذا الفريق في إدارةٍ مشروع التطبيق والأمور الفنية الأخرى وقد يتألف هذا الفريق حَسَبَ حجم الشركة.
تكاليف التطوير:
إن الإضافات والتعديلات البرمجية أحيانا قد تضطر إلى عمل تعديل برمجي إذا كان لديك متطلبات معينة وعلى هذا فستحتاج إلى مطور إذا لم يكن لديك فعلًا ينجزها لك.
تكاليف الترقيات:
إن لم يكن لديك اكتفاء من الموظفين القادرين على ترقية نظامك وصيانته، وليس لديك عقد دعم فني مع أحد الموردين، فستحتاج إلى جهة خارجية تقوم بترقية نظام الـ ERP إلى الإصدار الأحدث، وقد يكلف هذا الأمر مبلغا ليس بالقليل خصوصا إذا كان لديك تعديلات Customizations لا تعمل على الإصدار الجديد و ستضطر إلى إعادتها من جديد.
تكاليف التدريب:
إن هذه التكاليف قد تستمر معك حتى بعد العمل على البرنامَج خاصة لو كان لدى الشركة معدل دوران كبير في عملية التوظيف وهذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار.
وعليك أن تعرف أنه ليس بالضرورة أن تنطبق جميع هذه التكاليف على كل الشركات فكل شركة لها وضعها واحتياجاتها الخاصة.
كيف يعمل نظام ERP ؟
يعتمد نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP على قاعدة بيانات مركزية، حيث تقوم بتجميع معلومات العمل وتخزينها في قاعدة بيانات واحدة مركزية تتيح للمستخدمين في مختلف أقسام الشركة الوصول بسرعة إلى المعلومات المطلوبة للتحليل.
كما يسمح نظام ERP بإنشاء التقارير من نظام مركزي واحد ويتم إرسال المعلومات التي تم تحديثها في وحدة واحدة إلى قاعدة بيانات مركزية مشتركة مثل: CRM و HR والمالية.
